Der Schriftverkehr ist in einem Unternehmen, neben dem Telefonverkehr, die meist genutzte Kommunikationsmöglichkeit. Hierzu zählen unter anderem Anschreiben, Angebote und Rechnungen als regelmäßig verwendete Dokumente.

Damit diese nicht jedesmal neu angelegt werden müssen, ist es sinnvoll und zeitsparend, entsprechende Dokumentvorlagen zu verwenden. Seitenlayout, Schriftarten und Formatierungen sind hierbei bereits festgelegt.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass alle Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild bieten und sich so optimal an die Richtlinien der jeweiligen Corporate Identity des Unternehmens halten.